Thị trường cà phê và F&B Việt Nam vẫn còn nhiều tiềm năng, nhưng cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đối với những người đang có kế hoạch mở quán cà phê, việc lựa chọn mô hình, kiểm soát chi phí, quản lý nhân sự, xây dựng quy trình vận hành và giữ chân khách hàng sẽ quyết định đáng kể đến khả năng tồn tại của quán.
Mở một quán cà phê chưa bao giờ chỉ đơn giản là tìm một mặt bằng đẹp, mua máy pha cà phê và xây dựng một menu hấp dẫn. Trong bối cảnh chi phí vận hành tăng, người tiêu dùng thận trọng hơn với chi tiêu và thị trường F&B ngày càng cạnh tranh, chủ quán cần có một kế hoạch kinh doanh rõ ràng ngay từ đầu.
Không có công thức nào đảm bảo một quán cà phê chắc chắn có lãi. Tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ có thể giúp giảm đáng kể những rủi ro phổ biến và tăng cơ hội để quán duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu.
Thị trường F&B lớn nhưng áp lực cạnh tranh ngày càng cao
F&B (Food and Beverage) là một trong những ngành dịch vụ có quy mô lớn tại Việt Nam. Theo các số liệu được đề cập trong nội dung phân tích, năm 2024 thị trường F&B Việt Nam đạt doanh thu khoảng 689.000 tỷ đồng.
Tuy nhiên, quy mô thị trường lớn không đồng nghĩa với việc mọi mô hình kinh doanh đều có thể dễ dàng tạo ra lợi nhuận.
Trong 6 tháng đầu năm, khoảng 30.000 cửa hàng F&B đóng cửa, trong khi khoảng 35% chuỗi lớn phải thu hẹp hoạt động hoặc trì hoãn kế hoạch mở rộng.
Những con số này cho thấy thị trường vẫn có nhu cầu, nhưng mức độ cạnh tranh và áp lực chi phí đang tăng lên.
Một trong những khoản chi phí đáng chú ý nhất là mặt bằng. Tùy vị trí và mô hình kinh doanh, tiền thuê có thể chiếm tỷ trọng rất lớn trong doanh thu. Bên cạnh đó là chi phí nguyên liệu, nhân sự, điện nước, marketing, khấu hao thiết bị và lãi vay.
Khi các khoản chi phí cố định đã phát sinh từ đầu tháng, quán vẫn phải thanh toán ngay cả khi lượng khách thấp.
Do đó, bài toán quan trọng không còn đơn thuần là “làm đồ uống ngon”, mà là làm thế nào để doanh thu đủ lớn và chi phí được kiểm soát chặt chẽ.
Người tiêu dùng thay đổi: Một ly cà phê không còn chỉ là một ly cà phê
Thị trường đồ uống ngày càng xuất hiện nhiều thương hiệu và mô hình mới. Chất lượng đồ uống vẫn quan trọng, nhưng không còn là yếu tố duy nhất quyết định khách hàng lựa chọn một quán.
Người tiêu dùng trẻ, đặc biệt là Gen Z, có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến giá trị nhận được so với số tiền bỏ ra.
Khách hàng có thể quan tâm đến:
Chất lượng và hương vị đồ uống
Mức độ ngọt, đá và topping
Các lựa chọn sữa thay thế
Không gian làm việc và học tập
Không gian gặp gỡ bạn bè
Thiết kế và trải nghiệm tại quán
Khả năng chụp ảnh, chia sẻ trên mạng xã hội
Chương trình thành viên và ưu đãi
Điều này khiến mô hình kinh doanh cà phê hiện đại chuyển từ việc bán sản phẩm sang cung cấp sản phẩm kết hợp với trải nghiệm.
Một quán có thể bán một cốc cà phê với giá cao hơn đối thủ nếu khách hàng cảm thấy chất lượng, không gian và trải nghiệm tương xứng.
Ba mô hình kinh doanh cà phê phổ biến
Trước khi thuê mặt bằng hoặc đầu tư thiết bị, chủ quán cần xác định rõ mô hình kinh doanh.
Có thể chia thành ba nhóm phổ biến: tự mở và vận hành, nhượng quyền và Cloud Kitchen.
- Tự mở và tự vận hành
Đây là mô hình phổ biến nhất, phù hợp với những người muốn chủ động về sản phẩm, giá bán, không gian và cách vận hành.
Với mô hình nhỏ, vốn đầu tư ban đầu có thể tương đối thấp nếu lựa chọn mặt bằng và thiết bị phù hợp. Một số mô hình xe cà phê hoặc quán quy mô nhỏ có thể bắt đầu với mức vốn vài chục triệu đồng.
Ưu điểm:
Chủ động trong quyết định kinh doanh
Có thể thay đổi menu nhanh
Dễ thử nghiệm mô hình
Không phải trả phí nhượng quyền
Có thể xây dựng thương hiệu riêng
Nhược điểm là chủ quán phải tự chịu trách nhiệm về gần như toàn bộ hoạt động, từ sản phẩm, nhân sự, marketing đến quản lý tài chính.
Khi phát triển thành chuỗi, yêu cầu về hệ thống quản trị và dữ liệu sẽ tăng lên đáng kể.
- Nhượng quyền
Mô hình franchise cho phép nhà đầu tư sử dụng thương hiệu và hệ thống vận hành của một thương hiệu đã có sẵn.
Thông thường, bên nhượng quyền có thể cung cấp:
Thương hiệu
Công thức sản phẩm
Tiêu chuẩn nguyên liệu
Thiết kế cửa hàng
Quy trình vận hành
Đào tạo nhân viên
Hỗ trợ marketing
Ưu điểm là nhà đầu tư không phải xây dựng thương hiệu từ con số 0.
Tuy nhiên, nhượng quyền cũng đi kèm nhiều ràng buộc.
Chủ cửa hàng có thể phải tuân thủ quy định của thương hiệu về giá bán, nguyên liệu, thiết kế, chương trình khuyến mãi và quy trình vận hành.
Một vấn đề khác là nguy cơ bão hòa hệ thống. Nếu một thương hiệu mở quá nhiều cửa hàng trong cùng khu vực, các cửa hàng có thể cạnh tranh trực tiếp với nhau về khách hàng.
Vì vậy, trước khi ký hợp đồng nhượng quyền, nhà đầu tư cần phân tích kỹ chi phí đầu tư, phí nhượng quyền, chi phí nguyên liệu, chính sách hỗ trợ, khu vực kinh doanh và khả năng hoàn vốn.
- Cloud Kitchen
Cloud Kitchen, hay mô hình bếp trên mây, tập trung vào bán hàng trực tuyến thay vì phục vụ khách tại chỗ.
Mô hình này không cần mặt bằng lớn hay vị trí mặt tiền đắt đỏ. Chi phí đầu tư ban đầu vì vậy có thể thấp hơn so với quán cà phê truyền thống.
Ưu điểm:
Giảm chi phí mặt bằng
Không cần đầu tư nhiều vào không gian khách ngồi
Có thể thử nghiệm nhiều sản phẩm
Dễ thay đổi menu
Tập trung vào giao hàng
Tuy nhiên, mô hình này phụ thuộc khá nhiều vào các nền tảng giao đồ ăn và thuật toán hiển thị của họ.
Ngoài ra, khách hàng thường có mức độ trung thành thấp hơn vì có thể dễ dàng chuyển sang một cửa hàng khác chỉ bằng vài thao tác trên ứng dụng.
Quản lý dòng tiền: Yếu tố quyết định khả năng tồn tại
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến quán cà phê phải đóng cửa là thiếu dòng tiền.
Quán có thể đông khách nhưng vẫn gặp khó khăn nếu chi phí vận hành quá cao.
Các khoản chi phí cần được chia thành hai nhóm chính.
Chi phí cố định
Bao gồm:
Tiền thuê mặt bằng
Lương nhân sự cố định
Khấu hao thiết bị
Phần mềm quản lý
Lãi vay
Một số chi phí vận hành định kỳ
Đây là những khoản gần như phải thanh toán dù doanh thu cao hay thấp.
Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi tăng theo số lượng sản phẩm bán ra, chẳng hạn:
Cà phê
Trà
Sữa
Đường
Syrup
Topping
Ly, nắp, ống hút
Bao bì mang đi
Việc phân loại hai nhóm chi phí này giúp chủ quán hiểu rõ cấu trúc tài chính và xác định mức doanh thu tối thiểu cần đạt.
COGS: Kiểm soát giá vốn để bảo vệ lợi nhuận
COGS (Cost of Goods Sold) là một trong những chỉ số quan trọng nhất trong kinh doanh F&B.
Công thức cơ bản:
COGS = Chi phí nguyên liệu ÷ Giá bán × 100%
Ví dụ, một cốc đồ uống có giá bán 50.000 đồng và chi phí nguyên liệu là 20.000 đồng.
COGS sẽ là:
20.000 ÷ 50.000 = 40%
Trong nhiều mô hình F&B, giá vốn thường được kiểm soát ở mức khoảng 30–45%, tùy sản phẩm và mô hình.
Nếu COGS tăng quá cao, chủ quán cần kiểm tra:
Giá nguyên liệu đầu vào
Định lượng
Giá bán
Thất thoát nguyên liệu
Hủy bỏ sản phẩm
Quy trình kiểm kê
Không kiểm soát COGS sẽ khiến doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng.
Chi phí nhân sự và Prime Cost
Chi phí nhân sự thường là một trong những khoản chi lớn nhất sau nguyên liệu và mặt bằng.
Một mức tham khảo phổ biến là Labor Cost khoảng 20–25% doanh thu, tuy nhiên tỷ lệ thực tế phụ thuộc vào mô hình, quy mô và cách vận hành.
Ví dụ, nếu doanh thu tháng đạt 100 triệu đồng, chi phí nhân sự ở mức 20–25 triệu đồng sẽ tương đương 20–25%.
Khi kết hợp COGS và Labor Cost, chúng ta có chỉ số:
Prime Cost = COGS + Labor Cost
Nếu Prime Cost quá cao, khả năng tạo ra lợi nhuận của quán sẽ bị thu hẹp.
Do đó, chủ quán không nên chỉ theo dõi doanh thu mà cần theo dõi đồng thời giá vốn, nhân sự và Prime Cost.
Điểm hòa vốn: Quán phải bán bao nhiêu mỗi ngày?
Break-even Point, hay điểm hòa vốn, là mức doanh thu mà tại đó tổng doanh thu vừa đủ bù đắp chi phí.
Ví dụ:
Chi phí cố định: 20 triệu đồng/tháng
Giá bán trung bình: 35.000 đồng/cốc
Chi phí nguyên liệu: 12.000 đồng/cốc
Lợi nhuận đóng góp trên mỗi cốc:
35.000 – 12.000 = 23.000 đồng
Số lượng cần bán để hòa vốn:
20.000.000 ÷ 23.000 ≈ 870 cốc/tháng
Tương đương khoảng 29 cốc/ngày.
Đây là con số rất quan trọng.
Trước khi mở quán, chủ đầu tư nên tính toán:
Mỗi ngày phải bán bao nhiêu cốc?
Nếu con số này cao hơn nhiều so với lượng khách mà mặt bằng có khả năng tạo ra, mô hình cần được xem xét lại trước khi ký hợp đồng thuê.
Không chỉ tìm thêm khách, hãy tăng giá trị mỗi đơn hàng
Có hai cách cơ bản để tăng doanh thu.
Một là tăng số lượng khách hàng.
Hai là tăng giá trị trung bình trên mỗi đơn hàng.
Ví dụ, một khách mua cà phê có thể được giới thiệu thêm bánh hoặc đồ ăn nhẹ phù hợp.
Nếu một tỷ lệ nhất định khách hàng đồng ý mua thêm, doanh thu trung bình trên mỗi khách sẽ tăng mà không cần tăng lượng khách tương ứng.
Đây là lý do các thương hiệu F&B thường sử dụng:
Combo
Upselling
Cross-selling
Gợi ý món ăn kèm
Mặt bằng: Quyết định khó sửa nhất
Sau khi xác định mô hình và bài toán tài chính, mặt bằng là một trong những quyết định quan trọng nhất.
Công thức sản phẩm có thể thay đổi.
Nhân viên có thể thay thế.
Menu có thể điều chỉnh.
Nhưng hợp đồng thuê mặt bằng thường kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Một nguyên tắc tham khảo là tiền thuê không nên vượt quá khoảng 20% doanh thu kỳ vọng.
Ví dụ, nếu dự kiến doanh thu khoảng 3 triệu đồng/ngày, doanh thu tháng khoảng 90 triệu đồng.
Khi đó, mức tiền thuê khoảng 18 triệu đồng/tháng tương đương 20% doanh thu.
Tuy nhiên, không nên đánh giá mặt bằng chỉ dựa trên giá thuê.
Cần khảo sát:
Lưu lượng người qua lại
Mật độ dân cư
Văn phòng xung quanh
Trường học
Khu dân cư
Khả năng đỗ xe
Khả năng nhìn thấy biển hiệu
Đối thủ cạnh tranh
Khách hàng mục tiêu
Một mặt bằng đẹp nhưng không có khách hàng mục tiêu xung quanh chưa chắc là một mặt bằng tốt.
Thiết kế quán cần phục vụ cả khách hàng và vận hành
Không gian đẹp có thể giúp thu hút khách hàng, nhưng thiết kế quán cũng phải phục vụ hiệu quả vận hành.
Đặc biệt, khu vực quầy pha chế cần được bố trí sao cho nhân viên có thể dễ dàng lấy nguyên liệu và thiết bị.
Khoảng cách di chuyển càng ngắn, thời gian xử lý đơn càng nhanh.
Khi số lượng đơn hàng lên tới hàng nghìn mỗi tháng, những vài giây được tiết kiệm trong mỗi đơn có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.
Tự động hóa những công việc có thể tự động hóa
Những công việc yêu cầu định lượng chính xác nên được chuẩn hóa hoặc tự động hóa khi điều kiện cho phép.
Ví dụ:
Định lượng syrup
Định lượng đường
Định lượng trà
Kiểm soát topping
Theo dõi tồn kho
Quản lý đơn hàng
Mục tiêu không phải thay thế hoàn toàn con người mà là giảm sai sót và giúp nhân viên tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.
Menu là công cụ bán hàng
Menu không chỉ có nhiệm vụ hiển thị giá.
Nếu được thiết kế dựa trên dữ liệu bán hàng, menu có thể giúp tăng doanh thu mà không cần tăng lượng khách.
Có thể chia sản phẩm thành bốn nhóm:
Ngôi sao
Bán chạy và lợi nhuận cao.
→ Nên được đặt ở vị trí nổi bật.
Bò sữa
Bán chạy nhưng lợi nhuận thấp.
→ Tập trung tối ưu nguyên liệu và chi phí.
Dấu hỏi
Lợi nhuận cao nhưng bán chậm.
→ Có thể dùng nhân viên giới thiệu, cho khách thử hoặc điều chỉnh cách mô tả.
Chó
Bán chậm và lợi nhuận thấp.
→ Cân nhắc loại bỏ để giảm chi phí nguyên liệu và đơn giản hóa menu.
Một menu quá dài cũng có thể làm tăng độ phức tạp trong quản lý kho và vận hành.
Chuẩn hóa quy trình bằng SOP
SOP (Standard Operating Procedure) là nền tảng quan trọng để duy trì chất lượng.
Mục tiêu là:
Nhân viên khác nhau nhưng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng phải tương đối nhất quán.
SOP có thể bao gồm:
Quy trình chào khách
Nhận order
Xác nhận đơn
Pha chế
Giao món
Dọn bàn
Thanh toán
Xử lý khiếu nại
Kiểm kê
Nhập kho
Xuất kho
Đóng ca
Đối với đồ uống, định lượng phải được quy định cụ thể theo gram hoặc ml.
Ví dụ, nếu một công thức yêu cầu 20 ml syrup thì nhân viên không nên tùy ý sử dụng 20 ml hôm nay và 30 ml vào ngày hôm sau.
Sự thiếu nhất quán vừa làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, vừa khiến chi phí nguyên liệu khó kiểm soát.
Kiểm soát kho để hạn chế thất thoát
Quản lý kho là một trong những điểm thường bị bỏ qua ở các quán nhỏ.
Nguyên tắc FIFO – First In, First Out nên được áp dụng đối với những nguyên liệu phù hợp.
Nguyên liệu nhập trước nên được sử dụng trước.
Các sản phẩm dễ hỏng như sữa tươi, trái cây và thực phẩm tươi cần được kiểm tra thường xuyên.
Nếu hệ thống bán hàng có thể liên kết với định lượng nguyên liệu, chủ quán còn có thể so sánh:
Lượng nguyên liệu lý thuyết cần sử dụng
với
Lượng nguyên liệu thực tế đã tiêu hao.
Chênh lệch bất thường có thể là dấu hiệu của sai định lượng, lãng phí hoặc thất thoát.
Kiểm soát doanh thu và phân quyền
Quản lý tiền mặt cũng cần có quy trình.
Không nên để mọi nhân viên đều có quyền:
Hủy hóa đơn
Thay đổi giá
Giảm giá
Hoàn tiền
Những quyền quan trọng nên được giới hạn cho quản lý hoặc chủ quán.
Cuối mỗi ca cần:
Đếm tiền → đối chiếu hệ thống → kiểm tra chênh lệch → xử lý ngay.
Việc để vài ngày sau mới kiểm tra sẽ khiến việc xác định nguyên nhân khó khăn hơn.
Marketing: Không nhất thiết phải bắt đầu bằng KOL lớn
Với ngân sách hạn chế, các quán cà phê mới không nhất thiết phải thuê những KOL có lượng người theo dõi rất lớn.
Micro KOC có thể là lựa chọn phù hợp hơn nếu họ có cộng đồng tập trung tại khu vực xung quanh quán.
Một người có vài nghìn người theo dõi tại đúng khu vực mục tiêu đôi khi có thể mang lại giá trị thực tế cao hơn một người có hàng trăm nghìn người theo dõi nhưng khán giả nằm ở nhiều tỉnh thành khác nhau.
Ngoài ra, quán có thể tự sản xuất nội dung:
Quá trình rang và pha chế
Chuẩn bị nguyên liệu
Hậu trường quán
Câu chuyện nhân viên
Các món mới
Quá trình xây dựng quán
Nội dung chân thực giúp khách hàng hiểu rõ hơn về thương hiệu.
Đo lường hiệu quả marketing
Một sai lầm phổ biến là đánh giá KOL/KOC chỉ dựa trên lượt xem.
Thay vào đó, mỗi chiến dịch có thể sử dụng:
Mã giảm giá riêng
QR riêng
Link riêng
Mã giới thiệu
Nhờ đó, chủ quán có thể xác định nguồn khách hàng và doanh thu thực tế đến từ từng kênh.
Ngoài khách mới, cần theo dõi thêm một chỉ số quan trọng:
Tỷ lệ khách hàng quay lại.
Nếu khách mới tăng nhưng khách cũ liên tục giảm, vấn đề có thể nằm ở chất lượng sản phẩm hoặc trải nghiệm chứ không phải thiếu quảng cáo.
Giữ chân khách hàng quan trọng không kém thu hút khách mới
Một quán cà phê không thể liên tục phụ thuộc vào quảng cáo để tìm khách mới.
Các chương trình đơn giản như:
Thẻ tích điểm
Tặng món
Ưu đãi sinh nhật
Khuyến mãi giờ thấp điểm
Thành viên thân thiết
có thể giúp tăng tần suất quay lại.
Chi phí giữ chân một khách hàng hiện tại trong nhiều trường hợp có thể thấp hơn việc liên tục tìm kiếm khách hàng mới.
Kết luận: Mở quán cà phê cần nhiều hơn một sản phẩm ngon
Thị trường cà phê Việt Nam vẫn còn nhiều cơ hội, nhưng giai đoạn kinh doanh dựa chủ yếu vào cảm tính đang ngày càng trở nên khó khăn.
Một quán cà phê muốn tồn tại lâu dài cần được xây dựng trên nhiều yếu tố:
Mô hình phù hợp + mặt bằng hợp lý + quản lý dòng tiền + kiểm soát COGS + tối ưu nhân sự + SOP + quản lý kho + menu dựa trên dữ liệu + marketing có đo lường + giữ chân khách hàng.
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Quán đông khách cũng không đồng nghĩa với dòng tiền tốt.
Chỉ khi chủ quán biết rõ mỗi tháng cần bao nhiêu doanh thu để hòa vốn, mỗi sản phẩm tạo ra bao nhiêu lợi nhuận và cuối cùng còn lại bao nhiêu tiền, việc kinh doanh mới thực sự đi vào kiểm soát.
Trong một thị trường F&B cạnh tranh ngày càng mạnh, lợi thế không chỉ nằm ở việc tạo ra một cốc cà phê ngon, mà còn nằm ở khả năng quản trị hiệu quả từng đồng chi phí và từng khách hàng.
